Ersetzt das unsere Buchhaltung?

Nein. Es erzeugt den Beleg und hält fest, was bezahlt wurde. Die Buchhaltung bleibt, wo sie ist — sie bekommt nur saubere Belege statt Tabellen.

Was passiert, wenn eine Zahlungsmeldung doppelt kommt?

Sie wird als bereits verbucht erkannt. Die Vorgangskennung des Dienstleisters darf im System nur einmal vorkommen; der zweite Eingang läuft ins Leere, statt eine zweite Zahlung anzulegen.

Ab wann kann eine Rechnung erzeugt werden?

Ab der Freigabe des Auftrags. Vorher gibt es keinen Beleg, weil es noch keine verbindlichen Positionen gibt.

Wie hängt die Zahlung mit dem Rabatt zusammen?

Die Mengenstaffel des Kunden folgt der tatsächlich bezahlten Monatsmenge. Der laufende Auftrag zählt nicht für seine eigene Stufe — sonst könnte sich ein Auftrag selbst günstiger machen.

Können wir unser eigenes Rechnungslayout behalten?

Ja. Absender, Bankverbindung und Layoutangaben liegen in der Verwaltung des Unternehmens und erscheinen auf jedem Beleg.

Rechnung und Zahlung im Fensterbau

Kurz beantwortet

Die Rechnung entsteht aus dem freigegebenen Auftrag, im Layout des Unternehmens, mit der Auftragsnummer als Belegnummer. Bezahlt wird per Karte oder Lastschrift; jede Zahlung wird dem Auftrag zugeordnet, an dem sie hängt.

Der unscheinbare Teil ist der Abgleich. Zahlungsdienste melden denselben Vorgang gelegentlich mehrfach — nach einem Verbindungsabbruch, einem Wiederholungsversuch, einer verzögerten Bestätigung. Wird dabei zweimal gebucht, stimmt die Offene-Posten-Liste nicht mehr, und das fällt erst bei der Mahnung auf.

Wie es abläuft

Vom freigegebenen Auftrag zur bezahlten Rechnung

Fünf Schritte, die alle auf denselben Auftrag zeigen.

Rechnung aus dem Auftrag

Erzeugt wird sie ab dem Zeitpunkt, an dem der Auftrag freigegeben ist — als PDF im eigenen Layout, mit den Positionen, die auch in die Fertigung gegangen sind. Keine zweite Erfassung, keine abweichende Summe.

Karte und Lastschrift

Beide Wege führen auf dieselbe Rechnung. Die Lastschrift braucht länger bis zur Bestätigung als die Karte; der Auftrag zeigt währenddessen den tatsächlichen Stand statt einer Vermutung.

Abgleich ohne Doppelbuchung

Jede Zahlung wird unter der Vorgangskennung des Dienstleisters festgehalten, und diese Kennung darf nur einmal existieren. Trifft dieselbe Meldung erneut ein, erkennt das System sie als bereits verbucht — ohne dass jemand die Liste prüfen muss.

Zahlungsvermerk am Auftrag

Ob und wann bezahlt wurde, steht am Auftrag, nicht in einem getrennten Buchhaltungsstand. Wer den Auftrag ansieht, sieht auch seinen Zahlungsstand.

Grundlage der Mengenstaffel

Für die Staffel des Kunden zählt, was im Monat tatsächlich bezahlt wurde. Damit ist der Rabatt eine Folge des Geschäfts und nicht einer Zusage, an die sich jemand erinnert.

Warum der Beleg an den Auftrag gehört

Eine Rechnung, die außerhalb entsteht, ist eine zweite Wahrheit. Sobald eine Position im Auftrag geändert wird und die Rechnung schon geschrieben war, gibt es zwei Zahlen und niemanden, der sagen kann, welche gilt. Entsteht der Beleg aus dem Auftrag, ist diese Frage nicht zu klären, weil sie nicht entsteht.

Dasselbe gilt für die Rückfrage aus der Buchhaltung. „Wofür war diese Zahlung?“ ist eine Suche, wenn Zahlung und Auftrag getrennt leben — und eine Zeile, wenn sie es nicht tun.

Wie die Kalkulation rechnet: Fläche, Mindestfläche, Staffel Verpackung, Etiketten und Versand: was automatisch entsteht

Häufige Fragen

Fragen, die dazu regelmäßig kommen

Ersetzt das unsere Buchhaltung?: Nein. Es erzeugt den Beleg und hält fest, was bezahlt wurde. Die Buchhaltung bleibt, wo sie ist — sie bekommt nur saubere Belege statt Tabellen.
Was passiert, wenn eine Zahlungsmeldung doppelt kommt?: Sie wird als bereits verbucht erkannt. Die Vorgangskennung des Dienstleisters darf im System nur einmal vorkommen; der zweite Eingang läuft ins Leere, statt eine zweite Zahlung anzulegen.
Ab wann kann eine Rechnung erzeugt werden?: Ab der Freigabe des Auftrags. Vorher gibt es keinen Beleg, weil es noch keine verbindlichen Positionen gibt.
Wie hängt die Zahlung mit dem Rabatt zusammen?: Die Mengenstaffel des Kunden folgt der tatsächlich bezahlten Monatsmenge. Der laufende Auftrag zählt nicht für seine eigene Stufe — sonst könnte sich ein Auftrag selbst günstiger machen.
Können wir unser eigenes Rechnungslayout behalten?: Ja. Absender, Bankverbindung und Layoutangaben liegen in der Verwaltung des Unternehmens und erscheinen auf jedem Beleg.

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